Mail Merge

Mail Merge Surat 

Mail Merge - merupakan fasilitas yang tersedia di MS. Word, salah satu fungsinya yaitu untuk mempermudah pembuatan surat, amplop, 

undangan, dan/ atau label yang akan dikirim ke beberapa tujuan pengiriman yang berbeda sehingga dapat menghemat waktu pengerjaan surat dan memperkecil kemungkinan kesalahan yang biasa terjadi saat pengetikan data.

Membuat Surat Keterangan Kelulusan dengan Memanfaatkan Fasilitas Mail Merge Pada Microsoft Word
Cara penggunaan mail merge untuk semua versi Microsoft Word hampir sama. Kalau disini kita menggunakan Microsoft Word 2010 baik dokumen utama maupun sumber data.


Langkah Pertama | Siapkan dokumen utama dan dokumen sumber data

Dokumen Utama - dalam surat biasa juga disebut master surat, dalam hal ini adalah Format Surat Keterangan Kelulusan.

• Buatlah format surat tersebut di Microsoft Word
• Kosongkan dulu data: nama,  nis, nomor ujian peserta, dan jurusan
• Keterangan Lulus / Tidak Lulus  bisa dikosongkan maupun tidak, jika semua lulus cukuplah keterangan dibuat lulus.

Gambar 1.  Contoh MASTER SURAT - Surat Kelulusan Siswa

Dokumen Sumber Data - atau Data Source, yaitu data dalam bentuk tabel berisi nama, alamat, dsbnya yang diperlukan.

• Siapkan data dan buat tabel sumber data di MS. Word 
• Sesuai contoh Master Surat Kelulusan pada Gambar 1, dibutuhkan tabel dengan 6 kolom berisi data: |No Urut|Nama Siswa|NIS|No Peserta Ujian|Jurusan|Ket.Lulus|. Simpan dengan nama file Sumber Data - Data Peserta UN  ----- Lihat Gambar 2.
• Setelah selesai, Close file  dari aplikasi MS. Word 

Gambar 2. Contoh Sumber Data - Data Peserta UN

Langkah Kedua | Proses memail merge kan dokumen master surat dengan  dokumen sumber data.

1. Buka Dokumen Master Surat di MS. Word 
2. Pada Menu Bar MS. Word pilih dan klik menu Mailings   (lihat Gambar 3)
3. Lalu pilih dan klik Start Mail Merge  (lihat Gambar 3)
4. Pilih dan Klik Step by Step Mail Merge Wizard (lihat Gambar 4) , akan muncul kotak dialog mail merge di sisi kiri layar. Selanjutnya pilih dan klik Next: Starting Document (lihat Gambar 4)
5. Lanjut klik  Next: Select Recipient
6. Klik Next: Write Your Letter, makan akan muncul kotak dialog Select Data Source seperti Gambar 5
7. Pilih nama file sumber data lalu klik Open. 
8. Maka akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient -- > klik OK  (lihat Gambar 6)
9. Lanjut klik Next sampai step 6 of 6. 
10. Mail merge selesai Klik file dan save. Simpan dokumen surat.
11. Lanjut Langkah ke 3.

Gambar. 3.  Menu Bar / Baris Menu MS.Word

Gambar 4. Kotak Menu Mail Merge

 

Gambar 5. Kotak Dialog Select Data Source

Gambar 6. Kotak Dialog Mail Merge Recipient

Langkah Ketiga| Menyisipkan Field Name pada master surat

>> Buka dokumen master surat kelulusan 
>> Arahkan dan letakkan kursor di data siswa dimana kita akan menyisipkan field satu persatu, yaitu dimulai dari Nama, NIS, Nomor Peserta Ujian, Jurusan dan di Keterangan LULUS tidak LULUS

>> Nama ||  Letakkan kursor setelah nama - lalu pilih menu Mailings di Menu Bar -  Pilih dan klik Insert Merge File - Pilih dan klik Nama di bawah insert merge field (lihat Gambar 7 dibawah ini)

Gambar 7. Sub Menu Mailings : Insert Merge Field

>> Field untuk Nama sudah disisipkan.>> Lanjut letakkan kursor di NIS, lalu sisipkan field NIS. Ulangi langkah tersebut untuk No Peserta Ujian, jurusan dan keterangan lulus. 

Gambar 8. Penyisipan Field untuk Nama

 >> Penyisipan selesai. Hasil seperti Gambar 9. Dan jangan lupa SAVE dokumen

Gambar 9. Penyisipan Field untuk Semua Data Selesai

Langkah Ke Empat | Cara Melihat Hasil Penggabungan Data 

Preview Result - pilih dan klik tombol tersebut untuk menampilkan hasil merge pada layar monitor. Caranya: arahkan pointer mouse ke menubar - pilih menu Mailings - pilih menu/tombol Preview Result lihat Gambar 10 dan 11.

Gambar 10. Icon tombol Preview Result, Finish Merge, dan Last/Next Record

Gambar 11. Hasil Merge

Langkah Ke Lima | Mencetak Surat

 Cara 1 - Printlah surat tersebut setelah hasil merge sudah terlihat dan sesuai (lihat gambar 11)  - lalu tekan tombol tanda panah record next, angka 1 pada bagian tengah akan berubah menjadi 2 - lalu print .

Ulangi langkah tersebut sampai semua surat selesai  dicetak.

 Cara 2 - Dengan cara ke dua ini mencetak ratusan surat hanya dalam waktu singkat, tidak lebih dari 1/2 jam. (kalau g mati lampu). Yaitu dengan menggunakan fasilitas Finish&Merge  (lihat Gambar 11)

• Arahkan pointer mouse ke menu bar
• klik menu Mailings 
• Pilih dan Klik sub menu / tombol Finish&Merge 
• Akan muncul kotak dialog Merge to New Document seperti terlihat di Gambar 11
• Terdapat 3 pilihan : 1. All , 2. Curent Record, dan 3. From ... to....
• Pilih dan klik All  
• Klik OK
• Akan muncul jendela baru MS. Word dengan nama letters1 (Lihat Gambar 12) yang berisi semua halaman surat sebanyak data tujuan.
• Selanjutnya CETAK
• FINISH